bk·innosoft
Arbeitshilfe für inhabergeführte Betriebe
E-Mail-Signatur erstellen
Drei kopierfertige Vorlagen — von schlicht bis mit GbR-Pflichtangaben. Eckige Klammern ersetzen, in Outlook, Gmail oder Apple Mail einfügen, fertig.
Vorlage 1: Schlicht (Einzelunternehmen)
Klar, vollständig, lädt überall. Wer es einfach mag, nimmt diese.
[VORNAME NACHNAME]
[FUNKTION, z. B. Inhaber]
[BETRIEBSNAME]
[STRASSE NR.], [PLZ] [ORT]
Tel. [TELEFON]
[E-MAIL]
[www.IHRE-DOMAIN.de]
Vorlage 2: Mit Funktion und Web-Hinweis
Etwas mehr Profil, ein dezenter Handlungs-Hinweis. Genau ein Link, nicht fünf.
[VORNAME NACHNAME] · [FUNKTION]
[BETRIEBSNAME]
[STRASSE NR.], [PLZ] [ORT]
Tel. [TELEFON] · Mobil [MOBIL]
[E-MAIL] · [www.IHRE-DOMAIN.de]
Termine online buchen: [www.IHRE-DOMAIN.de/termin]
Vorlage 3: Mit Pflichtangaben (GbR)
Für geschäftliche Mails einer GbR: Namen aller Gesellschafter und Anschrift. Bei eingetragenen Firmen (e.K., GmbH, UG) stattdessen Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und vertretungsberechtigte Personen ergänzen.
[VORNAME NACHNAME] · [FUNKTION]
[NAME DER GbR, z. B. Mustermann & Beispiel GbR]
[STRASSE NR.], [PLZ] [ORT]
Tel. [TELEFON]
[E-MAIL] · [www.IHRE-DOMAIN.de]
Gesellschafter: [VOLLER NAME 1], [VOLLER NAME 2]
USt-IdNr.: [DE000000000] (falls vorhanden)
Pflichtangaben-Hinweis
Geschäftliche E-Mails gelten als Geschäftsbriefe. Welche Angaben Pflicht sind, hängt von der Rechtsform ab:
| Rechtsform | Typische Pflichtangaben |
|---|
| Einzelunternehmen (nicht im HR) | Vor- und Nachname, vollständige Anschrift |
| GbR | Namen aller Gesellschafter, Anschrift |
| e.K. | Firma, Rechtsformzusatz, Registergericht, HRA-Nummer, Sitz |
| GmbH / UG | Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, HRB-Nummer, Geschäftsführer |
| Im HR / mit USt-ID | zusätzlich oft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
Kein Rechtsrat. Diese Übersicht ist eine Orientierung, kein Ersatz für eine rechtliche Prüfung. Welche Angaben in Ihrem Fall konkret verpflichtend sind, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt. Die Vorgaben können sich ändern und hängen von Details Ihrer Eintragung ab.
Mini-Checkliste vor dem Speichern
- Signatur ist auch ohne geladenes Logo vollständig lesbar
- Pflichtangaben für meine Rechtsform sind enthalten
- Eine Schriftart, höchstens zwei Farben, nichts Blinkendes
- Höchstens ein Handlungs-Hinweis / Link
- Logo (falls genutzt) ist klein (unter ~50 KB) und nicht zu breit
- Als Standard für neue Mails und für Antworten gesetzt
- Auf dem Handy gegengeprüft: nichts abgeschnitten, nichts verzerrt